ORGANISATION COMPABLE
I- Mise en place d’une organisation administrative et comptable
1.1- Classement des documents de l’activité
1- Ouvrir un compte bancaire au démarrage de l’activité professionnelle.
2 – Ouvrir un classeur des contrats : contrats de bail, de prêt, d’assurance, de dépôt et caution, etc.
3– Ouvrir un classeur achats
Classer les factures d’achats et les frais généraux par fournisseur et par mois. Un fournisseur par chemise et à l’intérieur par date de facturation.
A noter sur chaque facture le mode et la date de règlement.
4- Ouvrir un classeur ventes et prestations de services.
Classer les factures de ventes par client et par mois, un client par chemise et à l’intérieur par date de facturation. A noter sur chaque facture le mode de réglementa (chèque, espèces, traite… ).
5– Ouvrir un classeur banque
Carnets de chèques : à porter obligatoirement sur chaque talon, le libellé de règlement, le bénéficiaire et le montant.
Chemise de chèques ; en cas de remise globale de plusieurs chèques, la banque, sur le relevé, prend un montant global. Ne pas oublier pour la comptabilité de faire un détail de la remise reprenant le nom.
Relevés de banque : à classer par date et à vérifier qu’il y a bien continuité.
Classer les factures, les notes d’alimentation, les virements, les tickets d’agios…par mois, date de règlement et par ordre chronologique.
6- Ouvrir un classeur caisse.
Classer les pièces réglées en espèces par mois et par ordre chrono-logique.
7 -Ouvrir un classeur du personnel
Classer les documents du personnel (contrats, bulletins de salaire, extrait de naissance, etc) par employé’, un employé par chemise et à l’intérieur par type de document.
8- Ouvrir un registre des employés
Il faut le mettre à jour régulièrement. Le mettre à la disposition des agents de l’IPRES et de al CSS lors du contrôle..
9 – Ouvrir un fichier des immobilisations.
Les classer par type de matériel et mobilier et par ordre chronologique.
A la place du classeur, on peut utiliser une chemise à rabat ou une boîte d’archivage.
1.2- Documents administratifs demandés à l’adhésion
Au démarrage, classer les originaux des documents administratifs et envoyer au CGAS les copies.
1- statuts et RC.
2- NINEA et N° CC.
3- Contrat de bail enregistré.
4- Contrat des prêts.
5- Dépôts, cations, hypothèques et nantissements.
6- Bulletin d’adhésion au CGAS.
7- Etats financiers des exercices écoulés.
1.3- Documents du bilan de départ
Envoyer au CGAS les documents ci-dessous.
1- Pièces relatives aux ressources : apport personnel, apport en capital, emprunts à CMT, etc.
2- Pièces relatives aux investissements : frais de constitution, aménagement, agencement et installation, achats de matériel, stocks de départ (y mentionner le mode de règlement) etc.
3- Apport de matériels sans facture : faire sur papier libre un récapitulatif du matériel avec valeur estimée pour la reprise en comptabilité, daté et signé.
1.4- Documents comptables de l’exercice en cours à envoyer avant le cinq de chaque mois au CGAS dans des sous-chemises contre une décharge dument signée (voir LETTRE DU CENTRE N° 3) :
1- Factures d’achats de marchandises, du matériel, mobilier, etc.
2- Factures d’achats des services : eau, électricité, carburant, entretien et réparation, transport, assurance, etc.
3- Pièces de banque (y compris le brouillard) : remises d’espèces et de chèques clients en banque, factures réglées par chèques, notes d’alimentation caisse, relevés, prélèvement, etc.
4- Pièces de caisse (y compris le brouillard) : factures et notes réglées en espèces, alimentation banque, encaissement recettes, prélèvement, etc.
5- Factures de ventes et de prestations de services ou états informatisés des ventes (cas des pharmacies).
6- Bulletins de paie.
Toujours classer les documents dans des sous-chemises par ordre chronologique et y mentionner les références de règlement.
Les factures d’achats et ventes doivent être établies ou copiées au moins en 2 exemplaires dont l’une doit être classée dans le classeur achats et l’autre dans le classeur règlement banque ou caisse.
II- Documents comptables non conformes
2.1- Les pièces comptables de l’exploitation (factures et notes sur papier simple) ne comportant pas les renseignements suivants sont irrégulières de forme :
- les adresses du vendeur et de l’acheteur,
- le NINEA du vendeur et N° CC,
- le montant hors TVA, le montant de la TVA et le montant TTC,
- le cachet et la signature du vendeur.
Ces documents sont formellement interdits en comptabilité. Leur saisie entraîne des redressements fiscaux qui mettent en péril la vie de l’entreprise.
2. 2- Les pièces relatives aux dépenses personnelles ne relèvent pas des charges d’exploitation et ne sont pas admises en déduction sous peine d’un redressement fiscal.
III- Dossiers fiscal et social
Au début de janvier, il doit être ouvert au CGAS et chez chaque adhérent un classeur ou une boîte d’archivage comprenant les quatre dossiers (ou chemises) ci-après.
3.1- Le dossier fiscal
On n’y classe séparément les déclarations et les reçus de paiement :
- de la TVA, - de l’état 1024,
- des VRS, - de la taxe s. sur les voitures,
- des BRS - de la patente,
- des acomptes de l’IR ou de l’IS, - de l’IRVM….
3.2- Le dossier IPRES
On n’y classe :
- les reçus mensuels ou trimestriels de paiement des cotisations,
- la déclaration annuelle de l’effectif, des salaires et des cotisations.
3.3- Les dossier CSS
On n’y classe :
- les reçus mensuels ou trimestriels de paiement des cotisations,
- la déclaration annuelle de l’effectif, des salaires et des cotisations.
3.4- Le dossier des états financiers
On n’y classe :
- les états financiers,
- et la copie visée par fisc de la déclaration annuelle de l’IS ou de l’IR.
IV- Obligations de l’adhérent
4. 1- Envoi des documents comptables au CGAS avant le cinq de chaque mois par l’adhérent afin d’éviter les pénalités de retard.
4. 2- Lecture au début de chaque mois le calendrier des obligations fiscales et sociales pour éviter les pénalités de retard.
4.3- Paiement régulier au CGAS de la cotisation et des autres prestations demandées par l’adhérent.
4.4- Répondre à temps au courrier du CGAS notamment les réclamations des pièces comptables pour établir les déclarations et des comptes fiables dans les délais légaux.
V- Obligations du CGA
5.1- Tenue des comptes de l’adhérent conformément au plan comptable SYSCOA ;
5.2- Etablir les déclarations fiscales et sociales (TVA et RAS) ;
5. 3- Etablir un bilan et un compte de résultat au 6e et 9e mois avec un commentaire sommaire.
5.4- Etablir les états financiers dans les délais impartis sous réserve sous réserve que l’adhérent s’acquitte à temps de ses obligations.
Dakar 27 Janvier 2011 Le Directeur Boubacar Diallo
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